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Tecnologia

Os benefícios do GED

Rapha

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O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de processos que permitem o armazenamento virtual dos documentos de uma empresa. Dessa forma, é possível conquistar mais agilidade e praticidade para a rotina de trabalho.

 

A guarda de documentos deve seguir um padrão de organização e gerenciamento, para que as diversas vantagens possam ser garantidas. Saiba mais sobre os benefícios de contar com a gestão eletrônica!

 

Redução de custos

 

Todo e qualquer modelo de negócio sempre tem o objetivo de reduzir os gastos, já que isso provoca um aumento no lucro.

 

Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, um dos custos que podem ser cortados automaticamente são os com impressão, já que eles ficarão armazenados na nuvem.

 

Dessa forma, será preciso imprimir os documentos apenas quando necessário, proporcionando uma maior sustentabilidade também.

 

Aumento da produtividade

 

A partir do momento em que você ou os seus colaboradores não precisam perder tempo procurando documentos em um arquivo físico, a produtividade pode crescer.

 

Isso porque, ao utilizar uma Gestão Eletrônica de Documentos, todos os arquivos serão organizados e estarão ao alcance de um clique, agilizando bastante esse processo.

 

Economia de espaço

 

Como não é mais necessário imprimir os papeis, todo o espaço que seria ou era destinado a guarda desses documentos é liberado, podendo ser utilizado para outros fins.

 

Acessibilidade

 

Utilizar o GED para armazenar os seus documentos é um sistema que permite que você os acesse de qualquer lugar que esteja, desde que conectado à internet. Esse é um fator que auxilia e, muitas vezes, salva quando se está em uma reunião, por exemplo, e você precisa de uma informação contida ali.

 

Segurança da informação

 

Ao manter os seus documentos de maneira eletrônica, é possível evitar o acesso de pessoas sem autorização, reduzindo os riscos de vazamento de informações.

 

Além disso, você pode contar com backups para realizar cópias de segurança e nunca mais perder um documento importante.

 

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos torna a rotina profissional mais prática, rápida e organizada. Aposte nessa ideia!

Malha

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Apaixonado por Games, Animes, Livros ( Fantasia e ficção), chocolate e claro um bom e velho RPG de Mesa ( principalmente Tormenta). Esse sou seu.

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Como configurar Wi-fi na impressora

Rapha

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Os aparelhos eletrônicos podem parecer difíceis de ajustar, porém a configuração de uma impressora é muito mais simples do que parece. Quer aprender como configurar Wi-fi na impressora? Então confira nosso post exclusivo sobre o assunto!

Impressoras que utilizam Toner Brother, Toner Kyocera e de outras marcas, a laser e jato de tinta podem ter a opção de configuração wi-fi, mas algumas pessoas podem ter um pouco de dificuldade em configurar corretamente essa opção. Se é o seu caso, confira o passo a passo para fazer essa configuração.

 

Passo a passo configurar Wi-fi na impressora Toner Brother e de outras marcas

Para facilitar a configuração do wi-fi de sua impressora, siga o passo a passo:

 

  1. Primeiramente, acesse em seu computador a opção de impressora Toner Lexmark ou de outra marca. A outra ponta do cabo, conecte no computador;

 

  1. Acesse em seu computador a opção para acesso a sua impressora;

 

  1. Ao abrir a área da sua impressora clique na opção de configurações;

 

  1. Na área de configurações da sua impressora, selecione a opção converter impressora via USB em conexão sem fio;

 

  1. Após isso, na tela de configuração, selecione a opção “sim” ou outra semelhante para permitir a configuração do wi-fi da sua impressora;

 

  1. Agora será necessário identificar a rede, se a senha estiver correta, é só clicar na opção de conectar e avançar;

 

  1. Aguarde o sistema fazer a instalação, se for solicitá-lo, retire o cabo USB da sua impressora e computador e siga com a configuração até finalizar;

 

Pronto, seguindo corretamente o passo a passo para configurar o wi-fi da sua sua impressora você já poderá usar sua impressora sem necessidade do cabo USB!

 

Para mais dicas e conteúdos sobre esse assunto, acompanhe sempre o nosso blog!

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Como organizar melhor seus e-mails

Rapha

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A troca de mensagens hoje acarreta um volume enorme de informações, sobrecarregando o aplicativo e-mail e muitas vezes atrapalhando na produtividade.

Para evitar esse problema, separamos 4 dicas para você organizar seu e-mail empresarial, que podem ser aplicadas no MxGateway.

Para aprender a aproveitar melhor a sua caixa de mensagens, acompanhe este post!

1.Separe as mensagens em pastas

Organize os e-mails por pastas sobre cada assunto. Você pode nomear essas pastas com o nome de clientes ou projetos. O importante é agrupar as mensagens para, quando for necessário uma consulta a alguma informação trocada anteriormente, você consiga encontrar acessar esse dado com facilidade no aplicativo e-mail.

2. Arquive as mensagens automaticamente

Depois que você separou por pastas os assuntos sobre os quais trata normalmente, pode configurar o seu e-mail para direcionar as mensagens diretamente para os arquivos. É uma maneira de programar antes o seu e-mail empresarial para lidar com cada questão separadamente.

 

3. Estabeleça uma rotina

Um dos maiores ladrões de produtividade é o hábito de checar a caixa de entrada diversas vezes por dia. Estabeleça horários específicos para verificar as novas mensagens e já exclua da caixa de entrada do e-mail empresarial o que não é interessante.

Use então a regra dos dois minutos: responda o que já pode ser resolvido imediatamente e direcione as outras mensagens para solucionar as demais questões.

 

4. Crie respostas padronizadas

Essa funcionalidade ajuda a ganhar um tempo precioso. Crie respostas padronizadas no aplicativo e-mail para ações que são feitas corriqueiramente, como a confirmação de currículos ou apenas a notificação de que a mensagem foi lida.

 

Também é interessante configurar uma mensagem automática que será emitida quando você estiver de férias, evitando contratempos ou mal-entendidos.

O uso desses recursos simples, que podem ser configurados rapidamente ajuda a organizar a rotina e otimizar o fluxo de trabalho. Aproveite também algumas funcionalidades oferecidas pelo MxGateway, como o controle

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Aprenda a Trocar o Toner da Sua Impressora

Rapha

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Trocar o toner da impressora parece complicado? Saiba que a troca pode ser bem simples e rápida, apenas seguindo algumas dicas. Confira neste post exclusivo o passo a passo para trocar seu Toner HP, Toner Samsunge de qualquer outra marca.

 

As atividades de escritório, escolares são facilitadas pelo uso da impressora. Porém como qualquer outro aparelho eletrônico, a impressora precisa de alguns cuidados, entre eles a troca correta do Toner e de qualquer outro fabricante.

Passo a passo para trocar Toner da sua impressora

 

Confira o passo a passo para trocar corretamente o Toner da sua impressora:

 

1. Deixe a impressora esfriar

Se estiver utilizando a impressora, e a tinta acabar, você deve deixá-la esfriar por 10 minutos, antes de fazer a troca do toner.

 

2. Abra a impressora

Agora, você já pode começar a fazer a troca do Toner Lexmark,Toner Kyoceraou da marca que utilizar. Dessa forma, abra a tampa frontal da impressora, para retirar o tambor/ toner antigo, sempre puxando o toner na sua direção e levantando-o. Segure a impressora e o toner, utilizando uma mão em cada uma dessas partes.

 

3. Retire o toner da impressora

Agora, afaste a alavanca verde da impressora (bloqueio), retirando o Tonerda impressora. Lembre-se que é preciso ter cuidado ao retirá-lo, não devendo inalar o pó da tinta e não colocar o toner perto de lugares ou substâncias inflamáveis.

 

4. Instale o toner novo

Agora é hora de colocar o toner novo na sua impressora, para isso, você deve retirá-lo da caixa da embalagem. Com as duas mãos e o toner em posição horizontal, mexa-o com movimentos de contínuos e delicados, para que a tinta se espalhe pelo toner.

 

Retire a tampa protetora do Toner que estiver utilizando e coloque-o dentro da impressora, no lugar adequado para o toner. A impressora deve emitir um som de “clique”, garantindo que o toner foi bem colocado, e a impressora deve levantar a alavanca verde.

 

5. Limpe o fio corona

Limpe o fio de corona, utilizando a patilha verde, fazendo movimentos de “vai e vem”, da esquerda para a direita. Ao terminar, tenha certeza que a patilha verde está na posição inicial, pois se não ficar na posição correta, suas impressões irão ficar com listra na vertical.

 

Ao finalizar, coloque o Tonernovo que está no tambor, dentro da impressora, feche a impressora com a tampa normalmente.

 

Pronto, ao seguir corretamente o passo a passo seu Tonerestará devidamente instalado e pronto para ser utilizado.

 

Gostou das dicas para trocar o toner de sua impressora? Então, continue a acompanhar nosso blog!

 

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