Como organizar melhor seus e-mails

A troca de mensagens hoje acarreta um volume enorme de informações, sobrecarregando o aplicativo e-mail e muitas vezes atrapalhando na produtividade.

Para evitar esse problema, separamos 4 dicas para você organizar seu e-mail empresarial, que podem ser aplicadas no MxGateway.

Para aprender a aproveitar melhor a sua caixa de mensagens, acompanhe este post!

1.Separe as mensagens em pastas

Organize os e-mails por pastas sobre cada assunto. Você pode nomear essas pastas com o nome de clientes ou projetos. O importante é agrupar as mensagens para, quando for necessário uma consulta a alguma informação trocada anteriormente, você consiga encontrar acessar esse dado com facilidade no aplicativo e-mail.

2. Arquive as mensagens automaticamente

Depois que você separou por pastas os assuntos sobre os quais trata normalmente, pode configurar o seu e-mail para direcionar as mensagens diretamente para os arquivos. É uma maneira de programar antes o seu e-mail empresarial para lidar com cada questão separadamente.

3. Estabeleça uma rotina

Um dos maiores ladrões de produtividade é o hábito de checar a caixa de entrada diversas vezes por dia. Estabeleça horários específicos para verificar as novas mensagens e já exclua da caixa de entrada do e-mail empresarial o que não é interessante.

Use então a regra dos dois minutos: responda o que já pode ser resolvido imediatamente e direcione as outras mensagens para solucionar as demais questões.

4. Crie respostas padronizadas

Essa funcionalidade ajuda a ganhar um tempo precioso. Crie respostas padronizadas no aplicativo e-mail para ações que são feitas corriqueiramente, como a confirmação de currículos ou apenas a notificação de que a mensagem foi lida.

Também é interessante configurar uma mensagem automática que será emitida quando você estiver de férias, evitando contratempos ou mal-entendidos.

O uso desses recursos simples, que podem ser configurados rapidamente ajuda a organizar a rotina e otimizar o fluxo de trabalho. Aproveite também algumas funcionalidades oferecidas pelo MxGateway, como o controle

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